Aplikasi Cuti Karyawan Online: Pengajuan, Persetujuan, dan Saldo

Aplikasi cuti karyawan online menggantikan formulir kertas, pesan WhatsApp, dan spreadsheet saldo dengan satu alur. Karyawan mengajukan cuti dari ponselnya, atasan langsung menyetujui atau menolak, HR melihat semuanya, dan saldo berkurang sendiri begitu pengajuan disetujui. Setiap keputusan tersimpan sebagai riwayat, dan karyawan bisa melihat sisa cutinya sendiri tanpa bertanya ke HR.

Namun, aplikasi hanya menjalankan aturan yang Anda masukkan. Kalau perusahaan belum memutuskan kapan hak cuti karyawan baru dimulai, atau apakah sisa cuti hangus di akhir tahun, aplikasi apa pun akan menghitung dengan rapi angka yang belum tentu benar. Karena itu artikel ini membahas aturannya dulu, baru alurnya.

Kenapa cuti lewat kertas dan WhatsApp mulai merepotkan

Cara lama jalan selama karyawannya sedikit. Masalahnya muncul pelan-pelan:

• Formulir tertahan di meja atasan yang sedang dinas, atau hilang sebelum sampai ke HR.
• Atasan menyetujui lewat chat, lalu lupa bahwa dua orang di timnya sudah izin pada minggu yang sama.
• Saldo dicatat di spreadsheet yang hanya dipegang satu orang dan dihitung ulang setiap akhir tahun.
• Karyawan menanyakan sisa cutinya lewat pesan pribadi, dan HR mencari jawabannya di tumpukan formulir.
• Saat ada perselisihan, tidak ada catatan siapa menyetujui apa dan kapan.

Tanda lain bahwa spreadsheet sudah tidak memadai kami bahas di artikel kapan Excel perlu diganti aplikasi kantor.

Aturan cuti tahunan karyawan dan jenis cuti lain

Pada 6 Oktober 2026, DPR menyetujui RUU Pelindungan Ketenagakerjaan menjadi undang-undang, sebagai tindak lanjut putusan Mahkamah Konstitusi yang meminta aturan ketenagakerjaan dipisah dari UU Cipta Kerja. Naskah resminya belum kami temukan di basis data peraturan saat artikel ini ditulis, jadi ketentuan di bawah mengacu pada aturan yang berlaku sekarang dan perlu diperiksa lagi setelah undang-undang itu diundangkan.

Cuti tahunan. Pasal 79 ayat (3) UU Ketenagakerjaan, sebagaimana diubah lewat Pasal 81 angka 25 UU Nomor 6 Tahun 2023, mewajibkan cuti tahunan paling sedikit 12 hari kerja setelah karyawan bekerja 12 bulan secara terus menerus. Ayat (4) menyerahkan pelaksanaannya ke perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama (PKB). Angka 12 itu batas bawah, bukan batas atas.

Cuti bersama. Menurut Surat Edaran Menaker Nomor M/6/HK.04/XII/2024, cuti bersama adalah bagian dari cuti tahunan, dan pelaksanaannya di perusahaan bersifat pilihan sesuai kesepakatan, perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB. Karyawan yang libur pada hari cuti bersama berkurang hak cuti tahunannya. Karyawan yang tetap bekerja tidak berkurang haknya dan dibayar seperti hari kerja biasa.

Istirahat panjang. Pasal 79 ayat (5) mengatur istirahat panjang di perusahaan tertentu, dengan pelaksanaan yang diatur di perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB. Putusan MK Nomor 168/PUU-XXI/2023 menyatakan kata “dapat” dalam ayat itu tidak memiliki kekuatan hukum mengikat, sehingga bagi perusahaan tertentu itu istirahat panjang tidak lagi sekadar pilihan. Jika perusahaan Anda memberikannya, buat sebagai jenis cuti tersendiri.

Setiap jenis cuti dan izin punya dasar aturan sendiri, jadi buat terpisah di sistem:

Yang perlu diputuskan di peraturan perusahaan

Undang-undang memberi batas minimum dan menyerahkan pelaksanaannya ke perusahaan. Sebelum mengisi aplikasi HR apa pun, tuliskan jawaban untuk pertanyaan ini di peraturan perusahaan atau PKB:

1. Kapan hak cuti mulai. Undang-undang mewajibkannya setelah 12 bulan bekerja terus menerus, tapi sebagian perusahaan memberi lebih awal, misalnya bertahap per bulan setelah masa percobaan.
2. Periode saldo. Tahun kalender, atau tanggal masuk masing-masing karyawan. Tahun kalender lebih mudah direkap, sedangkan tanggal masuk lebih dekat dengan bunyi pasalnya.
3. Sisa cuti di akhir periode. Hangus, dibawa ke periode berikutnya dengan batas jumlah, atau dibawa dengan batas waktu pemakaian. Pasal 79 tidak merinci hal ini, jadi tulis dengan jelas. Aturan ini ikut menentukan hak karyawan yang berhenti, karena menurut Pasal 40 ayat (4) PP 35/2021, uang penggantian hak mencakup cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur.
4. Cuti bersama. Memotong saldo cuti tahunan, atau diberikan sebagai libur tambahan di luar saldo. Delapan hari cuti bersama 2027 sudah ditetapkan lewat Keputusan Bersama Menteri Agama, Menteri Ketenagakerjaan, dan Menteri PANRB pada 15 September 2026, jadi keputusannya bisa dibuat sebelum tahun itu dimulai.
5. Satuan dan batas pengajuan. Boleh setengah hari atau tidak, berapa hari sebelumnya cuti harus diajukan, dan siapa yang menyetujui saat atasan langsung sendiri sedang cuti.

Kalau Anda ragu apakah aturan yang ada sudah sesuai, cocokkan dengan peraturan perusahaan atau PKB yang berlaku, lalu tanyakan ke konsultan ketenagakerjaan atau Dinas Tenaga Kerja setempat.

Alur pengajuan cuti online yang sebaiknya dituju

Alur yang baik pendek, dan setiap langkah punya pemilik:

1. Karyawan mengajukan sendiri. Dari ponsel atau komputer, ia memilih jenis cuti dan tanggal, sambil melihat sisa saldonya sebelum mengirim.
2. Atasan langsung memutuskan. Dialah yang tahu apakah timnya bisa ditinggal pada tanggal itu. Penolakan disertai alasan.
3. HR melihat semuanya. HR memantau seluruh pengajuan, sedangkan atasan cukup melihat timnya sendiri. HR tidak lagi menjadi kurir formulir.
4. Saldo berkurang saat disetujui. Bukan saat diajukan, dan kembali lagi bila cuti dibatalkan.
5. Riwayat tersimpan. Siapa mengajukan, siapa menyetujui, dan kapan. Catatan ini yang dicari saat ada perselisihan atau saat karyawan berhenti.

Sebagai contoh, di Podkode HRIS yang kami buat, saldo cuti berkurang sendiri begitu pengajuan disetujui. Cuti, day off, dan reimbursement masuk ke satu halaman persetujuan yang bisa disaring sebagai HR atau sebagai atasan langsung. Manajer hanya melihat departemennya, dan setiap karyawan punya halaman sendiri untuk mengajukan cuti dan melihat slip gaji.

Hubungan cuti dengan absensi dan payroll

Cuti yang sudah disetujui harus terbaca di dua tempat lain.

Absensi. Tanggal cuti perlu dikenali saat rekap kehadiran dibuat, supaya karyawan yang sedang cuti tidak tercatat alpa. Cara menyusun rekapnya dibahas di artikel aplikasi absensi karyawan online.

Payroll. Menurut Pasal 84 UU Ketenagakerjaan yang diubah UU 6/2023, karyawan yang menggunakan hak cuti tahunan dan istirahat panjang berhak atas upah penuh. Cuti melahirkan punya aturan upah sendiri: UU 4/2024 Pasal 5 ayat (2) menetapkan upah penuh untuk empat bulan pertama dan 75 persen untuk bulan kelima dan keenam. Sebaliknya, cuti di luar tanggungan perusahaan mengurangi gaji. Karena itu jenis cuti harus jelas sejak pengajuan, bukan ditebak saat menghitung gaji. Rincian komponennya ada di artikel aplikasi payroll online.

Kapan perlu aplikasi cuti karyawan online, kapan belum

Kalau karyawan Anda masih sedikit, semuanya bekerja di satu tempat, dan hanya ada satu orang yang menyetujui, kalender bersama dan satu lembar saldo biasanya cukup. Syaratnya, aturan cutinya sudah tertulis dan setiap persetujuan dicatat, bukan hanya diucapkan.

Aplikasi mulai sepadan ketika persetujuan melewati lebih dari satu atasan, karyawan tersebar di beberapa lokasi atau shift, HR menghabiskan waktu menjawab pertanyaan saldo, atau rekap akhir tahun selalu memunculkan selisih. Usaha dengan beberapa cabang punya persoalan tambahan yang dibahas di HRIS untuk ritel dan F&B multi-outlet.

Saat memilih, periksa empat hal: saldo bisa dipisah per jenis cuti, aturan sisa cuti Anda bisa dijalankan apa adanya, data bisa diekspor, dan hak akses atasan benar-benar dibatasi di server, bukan hanya disembunyikan dari menu.

Pertanyaan yang sering diajukan

Karyawan baru kapan dapat cuti tahunan?

Menurut Pasal 79 ayat (3) yang berlaku sekarang, hak cuti tahunan paling sedikit 12 hari kerja timbul setelah karyawan bekerja 12 bulan secara terus menerus. Perusahaan boleh memberi lebih baik dari itu, misalnya lebih awal atau bertahap. Tuliskan aturannya di perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB.

Apakah cuti bersama memotong cuti tahunan?

Menurut SE Menaker M/6/HK.04/XII/2024, cuti bersama adalah bagian dari cuti tahunan, jadi karyawan yang libur pada hari itu berkurang haknya. Yang tetap bekerja tidak berkurang haknya. Sebagian perusahaan memberi cuti bersama sebagai libur tambahan tanpa memotong saldo, dan pilihan itu perlu tertulis.

Apakah sisa cuti tahunan hangus di akhir tahun?

Pasal 79 tidak mengaturnya secara khusus. Ayat (4) menyerahkan pelaksanaan cuti tahunan ke perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB. Tulis aturannya dengan jelas dan terapkan sama untuk semua karyawan. Aturan ini berpengaruh saat karyawan berhenti: cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur masuk uang penggantian hak saat PHK, termasuk bagi karyawan yang mengundurkan diri dan memenuhi syarat (PP 35/2021 Pasal 40 ayat (4) dan Pasal 50).

Apakah cuti sakit mengurangi jatah cuti tahunan?

Undang-undang mengatur sakit terpisah dari cuti tahunan, yaitu di Pasal 93 ayat (2) huruf a UU 13/2003, sebagai keadaan ketika upah tetap wajib dibayar walau karyawan tidak bekerja. Karena dasarnya berbeda, buat sakit sebagai jenis izin tersendiri yang tidak memakai saldo cuti tahunan, dengan syarat surat dokter yang diatur di peraturan perusahaan. Untuk kasus yang meragukan, tanyakan ke konsultan atau Dinas Tenaga Kerja.

Apakah karyawan harus memasang aplikasi di ponsel?

Tidak selalu. Pengajuan cuti bisa berupa halaman web yang dibuka dari peramban ponsel. Kapan aplikasi Play Store memang diperlukan dan kapan website saja cukup dibahas di aplikasi Play Store atau website yang bisa dipasang.