Kapan Kantor Butuh Aplikasi Pengganti Excel, dan Kapan Belum

Excel perlu diganti aplikasi kantor ketika satu file sudah dipakai beberapa orang untuk menjalankan satu proses dari awal sampai akhir: mencatat, meminta persetujuan, lalu merekap. Pada titik itu yang menjadi masalah bukan lagi rumus, melainkan siapa boleh mengubah apa, siapa sudah menyetujui apa, dan angka mana yang benar. Aplikasi pengganti Excel menjawab ketiganya dengan aturan yang dijaga sistem, bukan dengan kesepakatan antarorang.

Sebaliknya, kalau spreadsheet dipakai satu orang untuk menghitung, membandingkan, atau menyiapkan bahan rapat, Excel biasanya tetap alat yang tepat. Berikut cara membedakan keduanya, apa yang ditambahkan sebuah aplikasi, dan cara pindah tanpa menghentikan pekerjaan.

Tanda spreadsheet kantor sudah kewalahan

Beberapa tanda yang biasa muncul:

• Beberapa orang mengedit file yang sama. Google Sheets dan Excel yang disimpan di OneDrive atau SharePoint Online memang bisa diedit bersamaan. Namun menurut panduan penulisan bersama dari Microsoft, ketika beberapa orang mengubah sel yang sama, umumnya yang berlaku adalah perubahan yang terakhir disimpan. Orang yang angkanya tertimpa belum tentu menyadarinya.
• Nama file mulai bercabang. Ada “rekap_final”, “rekap_final_v3”, dan “rekap_final_revisi”, sehingga rapat sering dimulai dengan pertanyaan file mana yang benar.
• Rumus rusak tanpa ketahuan. Baris baru disisipkan di luar jangkauan rumus total, atau sel rumus tertimpa angka yang diketik tangan. Filenya terlihat normal, hanya totalnya yang salah.
• Semua orang bisa melihat semua kolom. Kolom gaji atau harga beli disembunyikan, bukan dibatasi. Siapa pun yang menerima filenya bisa memunculkannya lagi.
• Tidak jelas siapa mengubah apa. Ketika sebuah angka berubah, penelusurannya sering hanya mengandalkan ingatan orang.
• Persetujuan lewat WhatsApp. Kolom status berisi “OK”, tapi buktinya ada di percakapan pribadi seorang atasan, dan bisa ikut hilang kalau ponselnya diganti tanpa cadangan chat.
• Rekap bulanan memakan waktu berhari-hari. Data dikumpulkan dari beberapa file, disalin, dicocokkan, lalu dikoreksi lagi karena ada yang terlambat mengirim.

Satu tanda saja belum menjadi alasan untuk membuat aplikasi. Kalau beberapa muncul di proses yang sama, biasanya prosesnya sudah lebih besar daripada filenya. Penggajian sering menjadi contohnya, dan pembahasannya ada di artikel tentang memindahkan payroll keluar dari spreadsheet.

Menyembunyikan kolom tidak sama dengan membatasi akses

Banyak kantor mengandalkan kolom atau sheet tersembunyi dan kata sandi lembar kerja untuk menjaga data sensitif. Padahal Microsoft dan Google sendiri mengingatkan bahwa fitur seperti itu bukan pengamanan.

Microsoft menulis bahwa perlindungan tingkat lembar kerja tidak dimaksudkan sebagai fitur keamanan. Fungsinya hanya mencegah sel yang dikunci diubah, bukan mencegah isinya dibaca. Google juga menyebut perlindungan sheet dan rentang sebaiknya tidak dipakai sebagai tindakan pengamanan. Orang lain tetap bisa mencetak, menyalin, dan mengekspor salinan spreadsheet yang dilindungi. Orang yang hanya diberi akses lihat pun masih bisa mengakses isi sheet yang disembunyikan.

Nama lengkap dan status perkawinan karyawan termasuk data pribadi menurut UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi. Pasal 39 ayat (1) undang-undang itu mewajibkan pengendali data pribadi mencegah data pribadi diakses secara tidak sah. Kalau file berisi data gaji dan data pribadi beredar ke semua bagian, kewajiban itu sulit dipenuhi hanya dengan menyembunyikan kolom. Untuk penerapannya di perusahaan Anda, tanyakan kepada penasihat hukum.

Kapan Excel tetap pilihan yang tepat

Tidak semua spreadsheet perlu diganti. Excel tetap alat yang paling masuk akal ketika:

• Pekerjaannya analisis yang hanya dikerjakan sekali: simulasi harga, membandingkan penawaran vendor, atau menyiapkan angka untuk rapat.
• Yang mengisi hanya satu orang, dan yang lain cukup menerima hasilnya.
• Datanya kecil dan jarang berubah, seperti daftar inventaris kantor atau jadwal piket.
• Prosesnya sendiri masih berubah setiap bulan. Membuat aplikasi untuk proses yang belum stabil berarti membayar perubahan terus-menerus. Rapikan dulu caranya di spreadsheet, lalu buat aplikasinya setelah polanya tetap.

Memakai aplikasi kantor juga tidak berarti berhenti memakai Excel. Laporan dari aplikasi tetap bisa diunduh dan diolah di Excel. Bedanya, Excel kembali menjadi alat analisis, bukan tempat data induk yang diubah banyak orang.

Apa yang ditambahkan aplikasi pengganti Excel

Aplikasi kantor, atau sistem informasi internal perusahaan, pada dasarnya berisi data yang sama dengan spreadsheet Anda, ditambah aturan yang dijalankan oleh sistem. Yang bertambah:

• Hak akses per jabatan, diperiksa di server. Staf gudang bisa membuka halaman stok tanpa pernah menerima angka harga beli. Karena diperiksa di server, data yang tidak boleh ia lihat memang tidak dikirim ke layarnya, bukan hanya disembunyikan dari menu.
• Riwayat setiap perubahan. Aplikasi bisa mencatat siapa yang mengubah data, kapan, serta nilai sebelum dan sesudahnya. Pertanyaan “siapa yang mengubah ini” dijawab dengan catatan, bukan dugaan.
• Alur persetujuan. Pengajuan punya status, misalnya diajukan, disetujui, atau ditolak, dan hanya jabatan tertentu yang bisa mengubahnya. Pengajuan cuti adalah contoh yang umum, dan pembahasannya ada di artikel tentang aplikasi cuti karyawan online.
• Isian yang diperiksa saat dimasukkan. Kolom tanggal hanya menerima tanggal, kode barang harus ada di daftar barang, dan jumlah tidak boleh negatif. Kesalahan ditolak saat diisi, bukan baru ditemukan saat rekap.
• Laporan yang tetap bisa diunduh. Bagian keuangan tetap menerima berkas yang bisa dibuka di Excel, dengan susunan kolom yang sudah biasa mereka olah.

Hak akses per jabatan yang dijaga di server, catatan riwayat perubahan, dan laporan dalam format yang dipakai bagian keuangan juga tercantum di layanan aplikasi kantor Podkode.

Cara mengganti spreadsheet dengan aplikasi secara bertahap

Memindahkan semua spreadsheet sekaligus membuat terlalu banyak hal berubah dalam satu waktu. Urutan yang lebih aman:

1. Pilih satu proses yang paling merepotkan. Bukan yang paling besar, tapi yang paling sering memicu pertanyaan “file mana yang benar” atau yang rekapnya paling lama.
2. Tuliskan alur yang benar-benar berjalan. Siapa mengisi, siapa memeriksa, siapa menyetujui, dan laporan apa yang keluar. Masukkan juga pengecualian yang selama ini diurus lewat chat, karena bagian itu yang paling mudah terlupa.
3. Bersihkan datanya. Pastikan satu kolom hanya berisi satu jenis data, hapus baris ganda, samakan penulisan nama dan kode, ubah tanggal yang tersimpan sebagai teks menjadi format tanggal, dan pecah sel yang digabung. Bagian ini sering lebih lama daripada memindahkan datanya.
4. Jalankan berdampingan sebentar. Selama satu atau dua periode, isi aplikasi dan spreadsheet bersamaan, lalu bandingkan hasil rekapnya. Selisih yang muncul biasanya menunjukkan aturan yang selama ini hanya ada di kepala seseorang.
5. Tentukan tanggal spreadsheet berhenti diisi. Setelah itu file lama dijadikan arsip yang hanya bisa dibaca. Tanpa tanggal ini, Anda akan punya dua sumber data yang sama-sama dianggap benar.
6. Baru pindah ke proses berikutnya, dengan membawa pelajaran dari proses pertama.

Untuk rekap kehadiran, contoh langkahnya ada di artikel dari ekspor mesin absen ke rekap siap payroll.

Aplikasi jadi atau aplikasi kantor custom?

Kalau proses Anda umum, seperti pembukuan, penggajian standar, atau absensi biasa, aplikasi jadi berlangganan sering kali sudah cukup. Aplikasi itu langsung bisa dipakai dan pembaruannya diurus penyedia. Dalam keadaan ini Anda tidak perlu membayar orang untuk membuatkan aplikasi.

Aplikasi yang dibuat khusus masuk akal ketika alur persetujuan atau istilah di perusahaan Anda tidak bisa diatur di aplikasi jadi, sehingga staf kembali ke spreadsheet untuk bagian yang tidak tertampung. Begitu juga ketika aplikasinya harus tersambung ke mesin atau sistem yang sudah ada, atau ketika Anda ingin memegang data dan kode programnya sendiri.

Ada juga jalan tengah: alat pembuat formulir yang menyimpan isiannya ke spreadsheet yang sudah ada. Untuk tim kecil, ini bisa cukup, asalkan pengisi formulir tidak bisa membuka spreadsheet di belakangnya secara langsung.

Contoh aplikasi kantor yang dibuat khusus ada di halaman Podkode HRIS. Empat belas bagiannya memakai satu aturan hak akses, manajer hanya melihat departemennya, dan aturan itu diperiksa lagi di server. Kalau Anda memilih memakai jasa pembuatan aplikasi kantor, siapkan dulu pertanyaan untuk calon pembuat aplikasi sebelum tanda tangan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa aplikasi pengganti Excel untuk kantor?

Tergantung untuk apa Excel dipakai. Untuk menghitung dan menganalisis, Anda tidak perlu pengganti, karena Excel atau spreadsheet lain tetap cocok. Untuk menjalankan proses bersama seperti pengajuan, persetujuan, stok, atau kepegawaian, penggantinya adalah aplikasi jadi untuk bidang itu atau aplikasi kantor yang dibuat khusus.

Apakah Google Sheets cukup untuk menggantikan Excel di kantor?

Google Sheets mengurangi masalah file bercabang karena semua orang membuka file yang sama, dan ada histori versi serta histori pengeditan per sel. Namun Google sendiri mencatat beberapa perubahan tidak muncul di histori pengeditan, misalnya baris yang ditambah atau dihapus dan perubahan format. Siapa pun yang bisa membuka filenya juga tetap bisa melihat seluruh isinya.

Apakah laporan dari aplikasi kantor masih bisa dibuka di Excel?

Bisa, asalkan fitur unduhnya diminta sejak awal dan ditulis dalam kesepakatan. Sebutkan laporan apa saja yang perlu diunduh, dalam format apa, dan dengan susunan kolom seperti apa, supaya bagian keuangan tidak perlu menyusun ulang setiap bulan.

Berapa lama pindah dari spreadsheet ke aplikasi?

Bergantung pada jumlah alur, jumlah pengecualian, dan seberapa bersih datanya. Yang perlu masuk ke rencana adalah masa berjalan berdampingan minimal satu periode penuh, misalnya satu siklus rekap bulanan, sebelum spreadsheet berhenti diisi.